Privacybeleid

Dit privacybeleid is daarom van toepassing op Fletcher Hotel Exploitaties B.V., gevestigd aan Buizerdlaan 2, Nieuwegein, Nederland ("Fletcher Hotels"), e-mail: support@fletcher.nl; telefoon: +31 (0)347 750 430, en Fletcher Deutschland Betriebs GmbH, c/o Steuerberater Martin Wenzel, Graf-Adolf-Str. 1, 40878 Ratingen, Duitsland +31 (0)347 750 430, e-mail support@fletcher.nl. ("Fletcher Hotels Duitsland"; Fletcher Hotels en Fletcher Hotels Duitsland samen "Fletcher Hotels Groep" of "wij").

Fletcher Hotels beheert onder andere de website www.fletcher.nl, het centrale hotelreserveringssysteem van de Fletcher Hotels Groep en de hotels van Fletcher Hotels gevestigd in Nederland. Fletcher Hotels is daarom verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens die worden verzameld via uw bezoek aan de website, uw boekings- of annuleringsproces, uw (optionele) Fletcher Friend- of Business-account, onze nieuwsbrief, de marketingactiviteiten van Fletcher Hotels en – met betrekking tot onze diensten in Nederland – de uitvoering van de overeenkomst, uw hotelverblijf of de daarmee samenhangende hotelservices.

Fletcher Hotels Duitsland is verantwoordelijk – met betrekking tot onze diensten in Duitsland – voor de verwerking van uw persoonsgegevens die worden verzameld in het kader van de uitvoering van de overeenkomst, uw hotelverblijf of de daarmee samenhangende hotelservices, evenals de eigen marketingmaatregelen van het hotel.

Als u een verblijf boekt in een hotel van de Fletcher Hotel Exploitaties B.V. in Duitsland, worden uw persoonsgegevens verwerkt door zowel Fletcher Hotels als Fletcher Hotels Duitsland. Beide treden hierbij op als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 4, lid 7, AVG. Als u vragen heeft over de inhoud van het privacybeleid, kunt u contact opnemen met Fletcher Guest Support via support@fletcher.nl. U kunt onze functionaris voor gegevensbescherming bereiken via dataprotection@fletcher.nl.

Fletcher Hotel Exploitaties B.V. verwerkt verschillende persoonsgegevens voor diverse doeleinden. Hieronder wordt uitgelegd welke gegevens worden verwerkt, met welk doel, op welke wettelijke grondslag en wat de bijbehorende bewaartermijnen zijn.

Bezoek van de website

Bij elk bezoek aan de website van Fletcher Hotel Exploitaties B.V. worden gegevens over u verwerkt. Dit is noodzakelijk om u technisch een functionele website en de inhoud daarvan te kunnen bieden. Daarnaast gebruikt Fletcher Hotel Exploitaties B.V. deze gegevens om de website technisch te optimaliseren en de veiligheid van de IT-systemen te waarborgen. In dit kader verwerkt Fletcher Hotel Exploitaties B.V. gegevens die automatisch worden verzameld bij uw bezoek aan de website of die u zelf verstrekt via uw invoer en gebruikersgedrag. Deze gegevens omvatten met name:

• Informatie over het type browser dat u gebruikt, inclusief de versie en taal- en landinstellingen.
• Het besturingssysteem dat u gebruikt.
• Uw internetprovider.
• Uw IP-adres.
• De datum en tijd van uw bezoek.
• Internetpagina's van waaruit u onze website hebt bezocht.
• Internetpagina's die u via onze website bezoekt.

Deze gegevens worden ook opgeslagen in de logbestanden van de IT-systemen van Fletcher Hotel Exploitaties B.V. De gegevens worden niet samen met andere gegevens over u opgeslagen. IP-adressen worden na 24 uur automatisch vernietigd, hierdoor wordt uw data na 24 uur geanonimiseerd.

Wettelijke grondslag

Daarnaast vindt verwerking plaats als wij daartoe verplicht zijn op grond van andere wettelijke of statutaire verplichtingen (bijvoorbeeld vanwege bewaarplichten en documentatieverplichtingen onder belasting- en handelsrecht). De wettelijke grondslag hiervoor is artikel 6, lid 1, zin 1, onder c), AVG.

Toegang en doorgifte van gegevens

In principe hebben alleen organisaties die zijn belast met het onderhoud van onze website toegang tot uw gegevens. Gegevens worden alleen doorgegeven aan de hostingprovider die hiervoor is aangesteld, met wie wij een verwerkersovereenkomst hebben gesloten in overeenstemming met artikel 28 AVG.

Overdracht naar derde landen

Een overdracht naar derde landen buiten de Europese Economische Ruimte is niet voorzien, tenzij anders vermeld in dit privacybeleid of ons cookiebeleid.

Boekings- en verblijfgegevens

Door het boeken van een overnachting, een arrangement, een tafelreservering of een van onze vergaderruimtes gaat u een overeenkomst aan met Fletcher Hotel Exploitaties B.V. in het geval van onze hotels in Nederland, of met Fletcher Hotels GmbH in Duitsland in het geval van onze hotels in Duitsland. Hiervoor hebben wij uw voor- en achternaam, uw adres, uw telefoonnummer, uw e-mailadres, uw aankomst- en vertrekdata, betalingsgegevens (bijvoorbeeld creditcardgegevens), uw bevestiging dat u meerderjarig bent, en indien van toepassing, informatie over uw Fletcher Friend-lidmaatschap of zakelijke account nodig. In het geval van een online boeking via onze website worden ook technische gegevens met betrekking tot uw boeking verzameld zoals hierboven beschreven.

Wij kunnen ook uw boekings- en verblijfsgegevens ontvangen van derden via wie u het boekingsproces hebt doorlopen, bijvoorbeeld: Booking.com en Vakantieveilingen. We kunnen u om aanvullende gegevens vragen om onze diensten te kunnen leveren en/of om te voldoen aan wettelijke vereisten, bijvoorbeeld uw nationaliteit(en), het aantal en de nationaliteit(en) van uw medereizigers, het serienummer van uw identiteitsdocument, uw geboortedatum of specifieke interesses en wensen.

Wij verwerken gezondheidsgegevens, informatie over uw etnische afkomst en uw politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen of andere gevoelige gegevens alleen in overeenstemming met artikel 9, lid 1, AVG, en alleen met uw uitdrukkelijke toestemming, bijvoorbeeld om speciale diensten aan te bieden (zoals het bieden van toegang voor mindervaliden of het voldoen aan speciale dieetwensen). Daarnaast kunnen wij wettelijk verplicht zijn uw identiteit te verifiëren.

Tijdens uw verblijf worden ook gegevens over u verzameld en verwerkt (bijvoorbeeld gegevens in verband met uw check-in, uw toegangsrechten tot hotelkamers en andere gebieden van onze hotels, extra betaalde diensten zoals consumptie in onze bars en restaurants, telefoon- en internetdiensten of pay-tv-diensten, evenals eventuele vragen of klachten). Wettelijk kunnen wij verplicht zijn om tijdens het inchecken aanvullende gegevens over u te verzamelen (bijvoorbeeld uw nationaliteit(en), het aantal en de nationaliteit(en) van uw medereizigers, het serienummer van uw identiteitsdocument, oftewel burgerservicenummer).

Gebruik van gegevens

Uw boekings- en verblijfsgegevens worden door ons geanalyseerd en gebruikt voor het opstellen van statistieken om onze hotels en diensten verder te ontwikkelen en te verbeteren voor specifieke doelgroepen, en om marketingmaatregelen uit te voeren. Als u toestemming heeft gegeven voor het ontvangen van onze nieuwsbrief, worden de gegevens ook gebruikt om uw nieuwsbrief te personaliseren.

Uw boekings- en verblijfsgegevens worden binnen de Fletcher Hotel Exploitaties B.V. gebruikt ten behoeve van servicecalls. In deze servicecall vragen wij naar uw ervaring bij Fletcher Hotel Exploitaties B.V. en bieden wij u, indien gewenst, een aantrekkelijk aanbod voor een eigen soortgelijke producten of diensten. Indien u bij het maken van uw reservering of boeking gebruik maakt van de aangeboden opt-out worden uw gegevens niet voor dit doel gebruikt.

Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens aan Hotelbon B.V. verstrekken wanneer u toestemming geeft om telefonisch benaderd te worden door Hotelbon B.V. met aantrekkelijke aanbiedingen. Hotelbon B.V. is een zusteronderneming van Fletcher Hotel Exploitaties B.V. In deze servicecall vragen wij naar uw ervaring bij Fletcher Hotel Exploitaties B.V. en bieden wij u, indien gewenst, een aantrekkelijk aanbod.

Wettelijke grondslag

De verwerking van de bovengenoemde gegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst. De wettelijke grondslag hiervoor is artikel 6, lid 1, zin 1, onder b), AVG. Zonder bijvoorbeeld uw NAW gegevens, informatie over uw betaling en informatie over uw overage verzoeken, kunnen wij namelijk de overeenkomst met u niet nakomen.

Daarnaast is de verwerking gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om onze klanten hoogwaardige diensten te kunnen aanbieden, marketingmaatregelen te implementeren (op basis van uw voorkeuren middels de geboden opt-out mogelijkheid en uw recht op verzet) (inclusief verwerking van gegevens voor onderzoeks- en statistische doeleinden), de contractuele relatie goed te beheren en zo nodig onze juridische claims te bewijzen en af te dwingen. De wettelijke grondslag hiervoor is artikel 6, lid 1, zin 1, onder f), AVG.

Verwerking vindt ook plaats als wij wettelijk of statutair verplicht zijn (bijvoorbeeld vanwege bewaarplichten en documentatieverplichtingen onder belasting-, handels- of rapportagewetgeving). De wettelijke grondslag in dit geval is artikel 6, lid 1, zin 1, onder c), AVG.

Voor het delen van persoonsgegevens met Hotelbon B.V. is de verwerking uitsluitend gebaseerd op toestemming. De wettelijke grondslag hiervoor is artikel 6, lid 1, zin 1, onder a), AVG. U kunt er altijd voor kiezen om geen toestemming te geven of uw toestemming in te trekken, waarna uw gegevens niet meer voor dit doel zullen worden verwerkt.

Bewaartermijn

Wij bewaren uw boekings- en verblijfsgegevens alleen zolang dit nodig is voor de genoemde verwerkingsdoeleinden. Gegevens die nodig zijn om aan onze verplichtingen jegens u te voldoen, worden doorgaans automatisch verwijderd na uw verblijf. Gegevens worden echter langer opgeslagen als wij deze nodig hebben om bewijs te verkrijgen in overeenstemming met de toepasselijke verjaringstermijnen (bijvoorbeeld om de door ons geleverde diensten te bewijzen), bij een (dreigend) juridisch geschil, en/of om te voldoen aan een wettelijke of statutaire bewaarplicht (bijvoorbeeld vanwege belasting-, handels- en rapportagewetgeving). Wanneer u instemt met het gebruik van uw gegevens voor servicecalls door Fletcher Hotel Exploitaties B.V. bewaren wij uw gegevens voor deze doeleinden voor een periode van maximaal 3 jaar vanaf het moment van het einde van uw verblijf in een van onze hotels.

E-mail en andere contactmogelijkheden

U kunt contact opnemen met de bedrijven van de Fletcher Hotel Exploitaties B.V. via de op de website aangeboden opties (met name e-mail en telefoon). In dat geval verwerkt Fletcher Hotel Exploitaties B.V. de informatie die u vrijwillig verstrekt (bijvoorbeeld uw naam, uw e-mailadres, uw telefoonnummer en/of uw specifieke verzoek) om uw vraag te behandelen. Met uitzondering van de hostingprovider worden uw gegevens alleen aan derden doorgegeven als dit nodig is om uw vraag te verwerken.

Wettelijke grondslag voor verwerking

De wettelijke grondslag voor de verwerking is artikel 6, lid 1, zin 1, onder a), AVG, indien toestemming is gegeven. Als het contact plaatsvindt in verband met het aangaan van een overeenkomst, kan de wettelijke grondslag ook voortvloeien uit artikel 6, lid 1, zin 1, onder b), AVG. Zonder bijvoorbeeld uw NAW gegevens, informatie over uw betaling en informatie over uw overage verzoeken, kunnen wij namelijk de overeenkomst met u niet nakomen. Daarnaast is de verwerking gebaseerd op het gerechtvaardigde belang van Fletcher Hotel Exploitaties B.V. om uw vraag efficiënt en naar tevredenheid te kunnen afhandelen. Verwerking kan ook gebaseerd zijn op ons gerechtvaardigde belang om onze klanten hoogwaardige diensten te bieden, marketingmaatregelen uit te voeren (inclusief verwerking van gegevens voor onderzoeks- en statistische doeleinden), de contractuele relatie goed te beheren en indien nodig onze juridische claims te bewijzen en af te dwingen. De wettelijke grondslag hiervoor is artikel 6, lid 1, zin 1, onder f), AVG.

Bewaartermijn

Fletcher Hotel Exploitaties B.V. bewaart de bovenstaande gegevens alleen zolang dit nodig is voor het doel waarvoor ze worden verwerkt. Wij verwijderen uw gegevens daarom zodra het gesprek met u is beëindigd. Dit wordt doorgaans verondersteld het geval te zijn wanneer de betreffende kwestie definitief is opgelost.

Gegevens worden echter langer bewaard als wij deze moeten opslaan in overeenstemming met de toepasselijke verjaringstermijnen om bewijs te verkrijgen (met name om de door ons geleverde diensten te bewijzen), bij een (dreigend) juridisch geschil en/of als wij wettelijk verplicht zijn de gegevens langer te bewaren (bijvoorbeeld vanwege bewaarplichten en documentatieverplichtingen onder belasting-, handels- en rapportagewetgeving). In dat geval kan de wettelijke grondslag voor verwerking ook artikel 6, lid 1, zin 1, onder c), AVG zijn.

Cameratoezicht

Waar nodig maken sommige hotels gebruik van cameratoezicht om personen en eigendommen te beschermen. De camerabeelden geven ons inzicht in de activiteiten van personen. Bij bepaalde hotels zijn de parkeerplaatsen en/of parkeergarages uitgerust met slagbomen die uw kenteken registreren bij het in- en uitrijden van de parkeerplaats. De registratie van uw kenteken wordt uitsluitend gebruikt voor parkeertoepassingen.

Wettelijke grondslag

De verwerking is gebaseerd op ons gerechtvaardigde belang om strafbare feiten zoals mishandeling, intimidatie, diefstal, inbraak, brandstichting, drugshandel, overvallen en vandalisme in onze hotels te voorkomen, om onze juridische claims te kunnen bewijzen en indien nodig af te dwingen, en/of om het gebruik van onze parkeerplaatsen of parkeergarages gemakkelijker te maken. De wettelijke grondslag hiervoor is artikel 6, lid 1, zin 1, onder f), AVG.

Als kentekengegevens worden verwerkt voor slagbomen, kan de verwerking ook plaatsvinden ter uitvoering van een overeenkomst. De wettelijke grondslag hiervoor is artikel 6, lid 1, onder b), AVG.

Bewaartermijn

Camerabeelden worden doorgaans maximaal zeven dagen bewaard en daarna verwijderd, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk is voor het onderzoeken en vervolgen van strafbare feiten in individuele gevallen. In dergelijke gevallen kunnen de opnames ook worden doorgegeven aan opsporingsautoriteiten.

De gegevens worden ook langer bewaard als dit nodig is om bewijs te verkrijgen in overeenstemming met de toepasselijke verjaringstermijnen (bijvoorbeeld om de door ons geleverde diensten te bewijzen), bij een (dreigend) juridisch geschil en/of in overeenstemming met andere wettelijke of statutaire bewaarplichten. In dat geval kan de wettelijke grondslag voor verwerking ook artikel 6, lid 1, zin 1, onder c), AVG zijn.

Fletcher Friend account

U kunt een Fletcher Friend-account aanmaken tijdens het boeken. Dit maakt het gemakkelijker om reserveringen te maken en informatie te verkrijgen bij een volgend bezoek, omdat we uw basisgegevens niet opnieuw hoeven op te vragen. Daarnaast kunt u optioneel toestemming geven voor het ontvangen van nieuwsbrieven waarin wij u informeren over onze aanbiedingen; onze opmerkingen over de nieuwsbrief zijn in dit geval van toepassing. U kunt ook eenvoudig uw boekingsgeschiedenis bekijken.

Voor het aanmaken van een account vragen wij om uw naam, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres. Deze persoonsgegevens worden opgeslagen in onze database. Daarnaast koppelen wij uw respectieve boekings- en verblijfsgegevens aan uw Fletcher Friend-account.

U kunt uw account op elk moment opzeggen.

Gebruik van gegevens

De bovengenoemde gegevens worden ook geanalyseerd om onze hotels en diensten te verbeteren, aan te passen aan de behoeften van onze klanten en om marketingmaatregelen uit te voeren.

Wettelijke grondslag

De verwerking wordt uitgevoerd om de overeenkomst na te komen die u met ons bent aangegaan voor deelname aan Fletcher Friend. De wettelijke grondslag hiervoor is artikel 6, lid 1, zin 1, onder b), AVG. Daarnaast wordt de verwerking uitgevoerd op basis van ons gerechtvaardigd belang om onze klanten hoogwaardige diensten en een gebruiksvriendelijke boekingservaring te bieden, marketingmaatregelen te implementeren (inclusief de verwerking van gegevens voor onderzoeks- en statistische doeleinden), de contractuele relatie goed te beheren en, indien nodig, onze juridische claims te bewijzen en af te dwingen. De wettelijke grondslag hiervoor is artikel 6, lid 1, zin 1, onder f), AVG.

Bewaartermijn

Wij bewaren de bovengenoemde gegevens alleen zolang dit nodig is om het doel van de verwerking te vervullen. Uw gegevens worden doorgaans verwijderd zodra u uw Fletcher Friend-lidmaatschap hebt opgezegd.

Gegevens worden echter langer opgeslagen als wij deze nodig hebben om bewijs te verkrijgen in overeenstemming met de toepasselijke verjaringstermijnen (bijvoorbeeld om de door ons geleverde diensten te bewijzen), bij een (dreigend) juridisch geschil en/of in overeenstemming met andere wettelijke of statutaire bewaarplichten (bijvoorbeeld op grond van belasting-, handels- en rapportagewetgeving). In dat geval kan de wettelijke grondslag voor verwerking ook artikel 6, lid 1, zin 1, onder c), AVG zijn.

Zakelijk account

Met een zakelijk account kunt u op rekening boeken, profiteren van annuleringsvoorwaarden zoals vastgelegd in het contract, en genieten van prijsafspraken zoals contractueel gegarandeerd. Voor het aanmaken van een account vragen wij uw naam, uw woonplaats, de naam, het handelsregisternummer en het btw-nummer van het bedrijf, evenals uw zakelijke telefoonnummer en e-mailadres. Deze gegevens worden opgeslagen in onze database. U kunt uw zakelijke account op elk moment opzeggen.

Verder zijn de hierboven genoemde voorwaarden voor het Fletcher Friend-account overeenkomstig van toepassing.

Cookies en andere trackingtechnologieën

Onze website maakt ook gebruik van cookies en andere trackingtechnologieën. Meer informatie over het gebruik van deze technologieën vindt u in ons cookiebeleid.

Alertlist

Wij vinden het belangrijk om intimidatie en criminaliteit in onze hotels en restaurants te voorkomen. Daarom houden wij lijsten bij (waarschuwings- en contactlijst) met de namen en adressen van personen aan wie wij de toegang tot onze hotels en restaurants weigeren om ernstige redenen of voor wie wij speciale voorwaarden verbinden aan een reservering (bijvoorbeeld beperkte betaalopties).

In uitzonderlijke gevallen behouden wij ons het recht voor om een gast de toegang tot onze hotels en/of diensten te weigeren of om speciale voorwaarden (bijvoorbeeld vooruitbetaling) te verbinden aan de aangeboden betalingsmethoden. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij fraude, intimidatie van onze gasten en/of medewerkers, overtreding van de huisregels, diefstal, beschadiging van eigendommen, lichamelijk letsel, beledigingen, racistische en/of seksistische opmerkingen of ander ongepast gedrag.

Fletcher Hotel Exploitaties B.V. hanteert uiteraard een strikt en zorgvuldig beleid met betrekking tot de gegevensverwerking en gegevensbeveiliging van de waarschuwings- en contactlijst.

Wettelijke grondslag

De verwerking vindt plaats op basis van ons gerechtvaardigd belang om een goed bedrijfsbeheer in onze hotels te waarborgen en misbruik en frauduleuze activiteiten te voorkomen. De wettelijke grondslag hiervoor is artikel 6, lid 1, zin 1, onder f), AVG.

Bewaartermijn

Wij bewaren de bovenstaande gegevens alleen zolang dit noodzakelijk is voor het doel van de verwerking. Daarom verwijderen wij de vermeldingen in onze waarschuwingslijst zodra wij de betreffende toegangsbeperkingen opheffen. Dit is doorgaans uiterlijk na drie jaar het geval.

In het geval van bijzonder ernstige redenen en/of herhaalde schendingen van onze huisregels behouden wij ons het recht voor om de gegevens voor onbepaalde tijd op te slaan. Hierbij beoordelen wij op regelmatige basis (uiterlijk na vijf jaar) of de toegangsbeperking en de bijbehorende opslag van de gegevens nog steeds noodzakelijk zijn.

Ontvangers van persoonsgegevens

Binnen de Fletcher Hotel Exploitaties B.V. wordt toegang tot uw persoonsgegevens alleen verleend aan afdelingen die deze nodig hebben om hun respectieve taken uit te voeren. Voor dit doel kunnen derden (met name dienstverleners en gemachtigden die door ons worden ingeschakeld) ook toegang hebben tot uw gegevens. Wij selecteren deze ontvangers altijd zorgvuldig en zorgen ervoor dat de gegevens vertrouwelijk worden behandeld, met name door middel van technische en organisatorische maatregelen. Voor zover wettelijk vereist, hebben wij verwerkersovereenkomsten afgesloten met de dienstverleners en gemachtigden die wij inschakelen, waarmee wordt voldaan aan de eisen van artikel 28 AVG, en geven wij instructies over de omgang met persoonsgegevens.

Als uw gegevens worden overgedragen aan ontvangers in derde landen buiten de EU/EER, gebeurt dit uitsluitend op basis van een adequaatheidsbesluit van de EU-Commissie (artikel 45, lid 1, AVG) of onder passende waarborgen in overeenstemming met artikel 46 AVG (bijvoorbeeld EU-standaardbepalingen inzake gegevensbescherming of bindende bedrijfsvoorschriften). Een overdracht aan ontvangers in derde landen buiten de EU/EER is echter niet voorzien, tenzij anders vermeld in dit privacybeleid of ons cookiebeleid.

Uw gegevens worden in de volgende gevallen aan derden doorgegeven:

Overeenkomst en derden

Uw persoonsgegevens kunnen beschikbaar worden gesteld aan derden als dit noodzakelijk is om onze contractuele verplichtingen jegens u na te komen. Dit omvat bijvoorbeeld de verwerking van uw reservering. Indien nodig voor de betaling van boekingen, schakelen wij een derde partij in om online betalingen te verwerken.

Daarnaast kan het nodig zijn om uw gegevens door te geven om een individuele opdracht van u uit te voeren (bijvoorbeeld om een benodigde transportdienstverlener, cateraar, etc. in te schakelen). De wettelijke grondslag voor de overdracht van gegevens in dit kader is artikel 6, lid 1, zin 1, onder b), AVG.

Met uw toestemming

Indien nodig geven wij uw gegevens door aan derden wanneer u hiervoor vrijwillig en geïnformeerd toestemming heeft gegeven. In dat geval is de wettelijke grondslag voor de doorgifte artikel 6, lid 1, zin 1, onder a), AVG.

Samenwerkingsverbanden

Wij stellen persoonsgegevens beschikbaar aan onze verwerkers, zodat zij deze namens ons kunnen verwerken. Dit gebeurt op basis van een verwerkersovereenkomst in de zin van artikel 28 AVG, onze gedocumenteerde instructies en in overeenstemming met onze richtlijnen voor gegevensbescherming en andere adequate technische en organisatorische maatregelen. Onze partners omvatten onder andere onze IT-dienstverleners (bijvoorbeeld onze hostingprovider) en de aanbieder van ons CRM-systeem.

Wettelijke verplichting

Indien wettelijk vereist, zullen wij uw persoonsgegevens beschikbaar stellen. Bijvoorbeeld, het is mogelijk dat de politie persoonsgegevens van ons opvraagt in het kader van een onderzoek. Ook kunnen de belastingautoriteiten persoonsgegevens opvragen die nodig zijn voor belastinginning op grond van artikel 47 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR). Daarnaast kan de gemeente gegevens opvragen voor het controleren van de toeristenbelasting.

Geen geautomatiseerde besluitvorming

Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvormingsprocessen, inclusief profilering.

Wij delen uw persoonsgegevens alleen met derden in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en uitsluitend in de volgende gevallen:

Uitvoering van een overeenkomst

Wij delen gegevens met derden die betrokken zijn bij het uitvoeren van onze dienstverlening. Bijvoorbeeld:

• Betaaldienstverleners zoals iDeal en creditcardmaatschappijen, voor het verwerken van betalingen.
• Leveranciers van boekingssystemen die wij gebruiken om uw reservering te beheren.
• Externe dienstverleners voor het verzorgen van aanvullende diensten, zoals ontbijtbezorging of reserveringen bij aangesloten restaurants.

Voor externe verwerking

Wij werken samen met zorgvuldig geselecteerde en betrouwbare partners die namens Fletcher Hotels persoonsgegevens verwerken. Deze partijen handelen uitsluitend in opdracht van Fletcher Hotel Exploitaties B.V. en zijn contractueel gebonden aan verwerkersovereenkomsten die voldoen aan de AVG. Voorbeelden van dergelijke partijen zijn:

• IT-dienstverleners die hosting, onderhoud of beveiliging van onze systemen verzorgen.
• E-mailproviders voor het verzenden van onze nieuwsbrieven en reserveringsbevestigingen.
• Analyse- en marketingbureaus die ons helpen gepersonaliseerde aanbiedingen te ontwikkelen.

Wettelijke verplichting

Fletcher Hotel Exploitaties B.V. kan verplicht worden om persoonsgegevens te delen met overheidsinstanties of andere partijen wanneer dat wettelijk vereist is. Bijvoorbeeld:

• Wanneer de politie of een andere opsporingsinstantie gegevens opvraagt in verband met een strafrechtelijk onderzoek.
• Wanneer wij gegevens moeten verstrekken aan de Belastingdienst, zoals in het kader van fiscale verplichtingen.

Overdracht buiten de Europese Economische Ruimte (EER)

Als uw gegevens worden doorgegeven aan partijen buiten de EER, zorgen wij ervoor dat dit alleen gebeurt naar landen met een passend beschermingsniveau of op basis van passende waarborgen, zoals modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Wij bewaren uw persoonsgegevens alleen zolang als nodig is, hieronder samengevat:

Voor meer details, zie de specificaties:

1. Boekingsgegevens: 7 jaar

Wij bewaren gegevens zoals reserveringen, facturen en betalingsinformatie gedurende 7 jaar, zoals vereist door de fiscale bewaarplicht voorgeschreven door de Nederlandse Belastingdienst. Na deze periode worden uw gegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd.

2. Camerabeelden: tot 7 dagen

Camerabeelden worden uitsluitend opgeslagen voor beveiligingsdoeleinden. De standaard bewaartermijn is tot 7 dagen, tenzij er een incident plaatsvindt dat nader onderzoek vereist. In dergelijke gevallen kunnen de beelden langer worden bewaard totdat het onderzoek is afgerond of wettelijke vereisten anders voorschrijven.

3. Marketinggegevens: tot intrekking van toestemming

Uw gegevens, zoals uw e-mailadres en voorkeuren, worden opgeslagen zolang u toestemming geeft voor het ontvangen van onze marketingcommunicatie. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken via de afmeldlink in onze e-mails of door contact op te nemen via privacy@fletcher.nl. Na intrekking worden uw gegevens binnen een redelijke termijn verwijderd of geanonimiseerd.

4. Alert List: 1 jaar na laatste incident

Fletcher Hotel Exploitaties B.V. hanteert een interne Alert List voor veiligheids- of juridische redenen, zoals incidenten met wanbetaling, ernstige overlast of strafbare feiten. Gegevens op deze lijst worden maximaal 1 jaar na het laatste geregistreerde incident bewaard, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk is op grond van wettelijke verplichtingen of juridische procedures.

Als betrokkene heeft u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. Wij hechten veel waarde aan uw privacy en zullen uw verzoeken zorgvuldig en binnen de wettelijke termijn behandelen.

Recht op inzage

Als u merkt dat uw persoonsgegevens incorrect of onvolledig zijn, heeft u het recht om deze te laten corrigeren of aanvullen. Bijvoorbeeld:

• Aanpassing van een onjuist adres.
• Bijwerking van contactgegevens.
• Corrigeren van foutieve geboortedata.

Recht op gegevenswissing ("recht om vergeten te worden")

U kunt ons verzoeken om uw persoonsgegevens te verwijderen, bijvoorbeeld in de volgende situaties:

• De gegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld.
• U trekt uw toestemming in en er is geen andere rechtsgrond voor verwerking.
• U maakt bezwaar tegen verwerking en er zijn geen dwingende gerechtvaardigde gronden voor verdere verwerking.

Recht op beperking van verwerking

U heeft het recht om de verwerking van uw gegevens tijdelijk te beperken, bijvoorbeeld in de volgende gevallen:

• Wanneer u de juistheid van uw gegevens betwist (gedurende de verificatieperiode).
• Wanneer de verwerking onrechtmatig is, maar u liever wilt dat wij de gegevens beperken in plaats van verwijderen.
• Wanneer wij de gegevens niet langer nodig hebben, maar u deze nodig heeft voor een rechtsvordering.

Tijdens een beperking worden uw gegevens niet actief verwerkt, behalve met uw toestemming of in het kader van juridische verplichtingen.

Recht op gegevensoverdraagbaarheid

U heeft het recht om een kopie van uw persoonsgegevens te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machine leesbaar formaat. Ook kunt u verzoeken om de gegevens rechtstreeks over te dragen aan een andere partij, indien technisch mogelijk. Dit recht geldt alleen voor gegevens die:

• U zelf aan ons heeft verstrekt.
• Worden verwerkt op basis van uw toestemming of de uitvoering van een overeenkomst.

Recht van bezwaar

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, bijvoorbeeld:

• Wanneer wij uw gegevens verwerken op basis van een gerechtvaardigd belang.
• Wanneer wij uw gegevens gebruiken voor direct marketingdoeleinden, zoals het versturen van nieuwsbrieven of aanbiedingen of voor servicecalls.

Bij een bezwaar tegen marketing zullen wij uw gegevens niet langer voor dat doel gebruiken. Wanneer u telefonisch bezwaar maakt voor het gebruik van uw gegevens voor marketing dan geldt dit alleen voor de servicecalls. Om uw recht op bezwaar uit te oefenen voor direct marketing via e-mail verzoeken wij u gebruik te maken van de uitschrijfmogelijkheid in onze nieuwsbrieven.

Recht om een klacht in te dienen

Als u van mening bent dat wij niet voldoen aan de privacywetgeving, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit, zoals de Autoriteit Persoonsgegevens in Nederland.

Hoe kunt u uw rechten uitoefenen?

U kunt uw rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar privacy@fletcher.nl. Om uw identiteit te verifiëren, kunnen wij u vragen om aanvullende informatie, zoals een kopie van uw identiteitsbewijs (waarbij gevoelige gegevens zoals uw BSN-nummer en pasfoto mogen worden afgeschermd).

Wij streven ernaar om binnen 30 dagen te reageren op uw verzoek. Indien dit vanwege de complexiteit van het verzoek of het aantal binnenkomende verzoeken niet mogelijk is, zullen wij u binnen deze termijn informeren over de verlenging van de termijn met maximaal 30 dagen.

Fletcher Hotel Exploitaties B.V. besteedt uiterste zorg aan de inhoud en werking van deze website. Ondanks deze inspanningen kunnen wij niet garanderen dat de website te allen tijde foutloos werkt of dat de inhoud volledig accuraat is. Fletcher Hotel Exploitaties B.V. is niet aansprakelijk voor technische problemen, tijdelijke on-beschikbaarheid van de website, of enige schade die hieruit voortvloeit, tenzij deze direct verband houdt met onze wettelijke verplichtingen onder de AVG of andere toepasselijke regelgeving.

Wij streven ernaar om uw persoonsgegevens zorgvuldig en in overeenstemming met de privacywetgeving te verwerken. Indien u echter niet tevreden bent over de manier waarop wij omgaan met uw persoonsgegevens, of als u vindt dat wij niet adequaat hebben gereageerd op een verzoek of klacht, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit.

In Nederland is de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). U kunt bij de AP terecht wanneer u van mening bent dat Fletcher Hotel Exploitaties B.V. uw rechten op het gebied van gegevensbescherming niet respecteert, bijvoorbeeld:

• Als wij uw verzoeken met betrekking tot inzage, rectificatie, of verwijdering van gegevens niet naar behoren hebben afgehandeld.
• Als u vermoedt dat wij uw persoonsgegevens op een onrechtmatige of onzorgvuldige wijze verwerken.
• Als u vindt dat wij niet voldoen aan de wettelijke vereisten van de AVG.

Voor meer informatie over het indienen van een klacht en de procedure die de Autoriteit Persoonsgegevens hanteert, kunt u de officiële website raadplegen: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Op de website vindt u onder andere:

• Een digitaal klachtenformulier waarmee u uw klacht eenvoudig kunt indienen.
• Uitleg over hoe de Autoriteit Persoonsgegevens uw klacht zal behandelen.
• Algemene informatie over uw rechten onder de AVG.

Fletcher Hotel Exploitaties B.V. behoudt zich het recht voor om deze privacybeleid te allen tijde te wijzigen of te actualiseren. Wij adviseren u om regelmatig onze privacybeleid te raadplegen, zodat u op de hoogte blijft van eventuele aanpassingen.

Wanneer passen wij deze privacybeleid aan?

Wij kunnen deze verklaring aanpassen in de volgende situaties:

• Bij wijzigingen in onze dienstverlening of processen die van invloed zijn op de verwerking van persoonsgegevens.
• Wanneer nieuwe wettelijke of regelgevende vereisten dit noodzakelijk maken.
• Bij technologische veranderingen of verbeteringen die invloed hebben op de verwerking van persoonsgegevens.

Hoe informeren wij u over wijzigingen?

• De meest actuele versie van de privacybeleid is altijd beschikbaar op onze website.
• Bij substantiële wijzigingen die aanzienlijke gevolgen kunnen hebben voor uw privacy rechten, zullen wij u hier actief over informeren. Dit kan via e-mail, een melding op onze website, of tijdens uw volgende interactie met ons.

Laatst gewijzigd op: 23 januari 2025